Comment organiser un sommet virtuel pour booster ton autorité et tes ventes ?

As-tu déjà envisagé d’organiser un sommet virtuel pour booster tes ventes, augmenter ta notoriété et élargir ton réseau ? Oui, je te parle de cet évènement en ligne qui rassemble des experts de ton domaine et qui apporte de la valeur à ta communauté. 😉 

Tu as sans doute remarqué que de plus en plus de formateur.e.s, coachs, consultants et infopreneur.e.s se prêtent au jeu. Et si beaucoup le font, c’est que ça marche.

Tu as envie d’essayer, mais tu ne sais pas par où commencer ?

Tu te demandes si tu en seras capable ? Si tu es suffisamment légitime pour être l’hôte ou l’hôtesse d’une conférence virtuelle ?

Dans cet article tu trouveras le guide complet sur comment organiser un sommet virtuel pour booster ton business.

C’est quoi un sommet virtuel ?

Imagine un événement en ligne, un peu comme une conférence ou une série de conférences sur une thématique spécifique, mais accessible depuis le confort de ton salon. Un sommet virtuel, c’est ça.

Tu invites des experts de ton domaine à partager leur expérience, leur expertise et leurs conseils avec ton audience. Le tout se fait 100% en ligne 💻, soit en direct, soit en différé, selon les besoins et les disponibilités des intervenants.

C’est une occasion en or pour le partage d’expertise et pour permettre à ton audience de se former, de s’inspirer et de se connecter avec des personnes qui partagent les mêmes intérêts.

Bref, tu crées une expérience unique et enrichissante (gagnant-gagnant) pour tous les participants.🤩

Combien de jours dure un sommet virtuel ?

Ça varie généralement d’une demi-journée à 3 ou 5 jours. Tout dépend de tes objectifs.

Y a-t-il une différence entre les appellations « sommet virtuel » et « conférence en ligne » ? 

💡 Non, il n’y en a pas. Les 2 dénominations sont interchangeables. D’ailleurs, suivant le contexte dans lequel il est réalisé, le sommet virtuel peut avoir plusieurs noms : conférence en ligne, congrès virtuel, festival virtuel, etc. ou simplement un évènement en ligne.

Pourquoi organiser un sommet virtuel ?

Organiser un sommet en ligne présente de nombreux avantages pour toi, pour tes intervenants et pour ta communauté.

Qu’est-ce que tu gagnes ?

Tu te construis un réseau solide 

En invitant des experts de ton domaine, tu crées des relations professionnelles de qualité qui peuvent déboucher sur des collaborations, des recommandations ou des opportunités futures. Tu te fais connaître et reconnaître par tes pairs et tu bénéficies de leur crédibilité et de leur influence.🎖

Tu renforces tes liens avec ta communauté

En proposant un événement qui apporte beaucoup de valeur à ton audience, tu renforces le lien de confiance et son engagement et sa fidélité envers toi. 

Tu élargis ton audience : tu profites de la visibilité de tes intervenants qui vont promouvoir l’événement auprès de leur propre communauté. Tu attires ainsi de nouveaux prospects intéressés par la thématique de ton sommet qui vont découvrir ton univers, tes offres et ta personnalité. Tu agrandis ton cercle d’influence et tu te fais connaître par une audience plus large.

Tu élargis ta base de données de clients et de prospects qualifiés 📝

Comme on dit souvent en ligne « l’argent est dans la liste d’emails». Le somment virtuel est un excellent moyen de développer ta liste emails.

Une des conditions pour participer à un sommet virtuel (surtout lorsque c’est gratuit), c’est de laisser son adresse e-mail.

Et pour vouloir participer à un évènement de ce genre, il faut être un minimum intéressé.e par la thématique.

Le ciblage est donc déjà bien fait, il ne te reste plus qu’à collecter les coordonnées. 

Tu te donnes un coup de boost à toi et à ton business 🚀

Tu augmentes ton autorité : tu te positionnes comme un.e leader d’opinion dans ton domaine. Organiser un somment démontre indirectement que tu maîtrises ton sujet. Tu te crées une image de marque forte qui va te servir sur le long terme.

Tu donnes une claque à ton syndrome de l’imposteur et tu lèves les doutes par rapport à ton activité : si un aspect de ton métier a une mauvaise image ou fait l’objet de plusieurs clichés, c’est le moment de les casser et de lever le doute en rassurant ta communauté.

🟡Tu augmentes tes opportunités de CA 💰 : tu peux générer des revenus pendant et après l’événement en proposant des offres payantes à tes participants. 

Tu peux aussi monétiser ton sommet en trouvant des sponsors qui vont financer une partie ou la totalité de ton événement en échange de visibilité ou de leads. Tu rentabilises ainsi ton investissement et tu crées une source de revenus supplémentaire pour ton business.

Par ailleurs, organiser un sommet virtuel est souvent un véhicule pour faire un lancement orchestré de tes offres. C’est une stratégie qui fait partie du top 5 des stratégies les plus puissantes pour booster tes ventes.

👉 Pourquoi organiser un évènement virtuel plutôt qu’un évènement physique ?

Un sommet virtuel est accessible à un plus grand nombre de personnes. Il te libère des différentes contraintes de coûts liés à la location d’une salle, les frais de déplacement, les frais de personnel, les assurances, etc. 

Il est moins cher à organiser et est souvent plus rentable et moins risqué qu’un évènement physique.

Aussi, tu n’as pas besoin d’être super connu.e pour remplir les places 🎤 comme c’est souvent le cas avec un évènement physique. 

Que gagnent tes intervenants ?

Les experts que tu invites à intervenir à ta conférence en ligne bénéficient d’avantages similaires aux tiens. Participer à un sommet virtuel est une belle opportunité d’asseoir sa notoriété et son autorité, et d’agrandir sa communauté. En plus, c’est toujours un challenge qui fait envie pour se dépasser. 

Et les participants, que gagnent-ils ?

Pour ton audience, le sommet virtuel est une mine d’apprentissage et d’inspiration. Tu vas leur donner plusieurs points de vue et plusieurs angles pour avancer dans leur business. 

Comment bien planifier une conférence virtuelle ?

Réussir ton sommet virtuel n’est pas une mince affaire. Il te faut beaucoup de préparation et de rigueur. Voici une feuille de route avec quelques étapes clés pour ton projet.

💡 garde toujours en tête l’importance de proposer un évènement qui sort du lot et qui donne envie de participer. Tu le sais très bien, avec tout ce qui se passe sur le web (abondance d’offres, d’évènements virtuels), les gens sont de moins en moins réceptifs.

Définis tes objectifs 

La première chose que tu dois faire, c’est de définir tes objectifs 🎯 

Qu’est-ce que tu veux accomplir avec ton sommet virtuel ? Quels sont les résultats que tu attends ?

Ces objectifs doivent être clairs, précis et réalistes. Ils doivent aussi être en accord avec ta vision, ta mission et tes valeurs.

Sans objectif de défini, tu risques aussi de ne pas atteindre les résultats que tu attends.

Choisis bien ta thématique

Une fois tes objectifs définis, tu dois choisir la thématique de ton sommet en ligne. 🎇 Celle-ci doit être alignée avec tes offres bien entendu, mais aussi avec les besoins de ton audience. 

Pose-toi donc les bonnes questions : quel est le lien entre le sujet et ta thématique business ? Quel est le message que tu veux faire passer ? Quel est l’intérêt que tu veux susciter ?

Tu n’organises pas un sommet virtuel pour le plaisir, mais bien pour des raisons stratégiques.

Identifie ton audience

La troisième étape consiste à définir ton audience. 📣 

Pour qui est-ce que tu veux faire ce sommet en ligne ?

Ton sommet va attirer à la fois ton audience existante, mais aussi d’autres audiences nouvelles.

C’est donc essentiel que tu sois précis.e dans ton ciblage pour ne pas attirer les mauvaises personnes.

Choisis une plateforme et un format de sommet virtuel

Maintenant que tu as des objectifs, une thématique et une audience cible, tu vas choisir le format de conférence en ligne que tu veux offrir, ainsi que les plateformes pour diffuser ton contenu et gérer ton audience.

Les 2 auront une influence directe sur l’expérience de tes participants. 

Quel format choisir pour ton sommet virtuel ?

Il n’y a pas de règles spécifiques quant au choix du format du sommet virtuel : 

• conférence

• table ronde

• panel

• atelier

• démonstration en live ou autres

Prends le ou les formats avec lesquels tu es le plus à l’aise et qui te permettent d’atteindre le niveau d’engagement que tu veux créer.

Pense également au déroulé de ton évènement, vas-tu proposer un :

🟡Contenu live : plus de spontanéité et d’interaction. Tu auras moins de travail en amont, mais attention aux imprévus et autres bugs techniques.

🟡 Contenu préenregistré : moins vivant, mais plus contrôlé parce que tout est fait en avance.

🟡 Contenu préenregistré, mais diffusé comme un live : tu préviens ton audience que c’est préenregistré, mais tu es présent.e dans le chat pour répondre aux questions.

Pour ce qui est de l’accès à ton sommet virtuel, tu as 3 options :

🟡Accès gratuit : une simple inscription en contrepartie de l’adresse email des participants pour accéder à l’entièreté de l’évènement. Tu vas attirer plus de participants, mais tu vas devoir trouver d’autres moyens de monétiser ton événement (vente de produits complémentaires, recherche de sponsors, etc.).

🟡Accès payant : tu fais payer l’accès à ton sommet. Tu vas attirer moins de participants, mais tu vas générer des revenus directs et indirects (beaucoup plus de chances de conversion après l’évènement) puisque tu auras une audience plus qualifiée et plus engagée.

🟡Accès mixte : tu profites des avantages des 2 modèles en proposant un accès gratuit limité dans le temps et un pass payant pour un accès en illimité à ton événement. Bien sûr, cela ne t’empêche pas de suggérer des offres prémiums payantes. Le ticket premium peut donner accès à des bonus comme un atelier ou une session supplémentaire, un accès d’un an ou illimité aux replays de ton sommet virtuel, des sessions de questions-réponses privées avec les intervenants, etc.

Quelle plateforme choisir pour organiser un sommet virtuel ?

Le choix de ta plateforme va dépendre de critères comme le coût de l’abonnement, les fonctionnalités, l’ergonomie, le nombre d’intervenants pouvant être accueillis, les interactions – que tu aies envie ou non que ta communauté interagisse avec toi pendant l’évènement (boîte de chat), etc. 

Voici quelques exemples d’outils couramment utilisés pour les sommets virtuels : YouTube Live, Zoom, ClickMeeting, HeySummit, etc.

Sélectionne et invite des intervenants de qualité

Les intervenants de ton sommet virtuel sont les experts 🧐 qui vont partager leur savoir pour apporter de la valeur et de la crédibilité à ton événement virtuel. Le choix et la qualité des intervenants peut vraiment faire la différence entre un sommet virtuel réussi ou raté.

La sélection des intervenants

Choisis des intervenants pertinents pour ton domaine, ton business et la thématique du sommet.

Et surtout, assure-toi également que leur communauté corresponde à ta cible. Autrement, ton évènement risque d’être un gros flop.🤐

Le mieux est de faire une top liste de personnes et de les contacter. Le coût d’intervention dépendra évidemment de leur notoriété, de leur expertise, etc.

Sinon, tu peux préparer un formulaire et faire un appel à candidature, mais sois prêt.e à gérer toutes les propositions non pertinentes que tu vas recevoir.

Contacte tes intervenants et prépare-les 

Pour convaincre des experts à intervenir à ton sommet virtuel, tu dois leur présenter l’évènement sans oublier de parler des avantages qu’ils vont en retirer (visibilité, opportunités de collaboration, etc.).

Normalement, tu n’as pas besoin de trop insister. Soit, ils sont convaincus, soit ils ne le sont pas. 

Il est aussi important de bien les briefer sur ce que tu attends d’eux. Tu vas devoir les préparer et les accompagner jusqu’au jour J pour qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises.

N’oublie pas tes affiliés si tu as prévu d’en avoir 

Si tu prévois d’avoir des affiliés pour promouvoir ton sommet virtuel, intègre-les très tôt dans le processus. Ils peuvent démultiplier la portée de ton évènement et attirer plus de participants.

Les affiliés ne prendront pas parole à ton évènement. Leur rôle est de promouvoir ton sommet virtuel auprès de leur audience en contrepartie d’une commission, un pourcentage pour chaque inscrit.

Conçois ton contenu de qualité

Lorsque tu seras fixé sur tous les éléments cités précédemment, tu pourras enfin commencer à produire ton contenu. Certes, tes intervenants fourniront le contenu des conférences, mais tu as aussi un rôle à jouer. Tout le contenu promotionnel reposera sur toi. Assure-toi donc de créer quelque chose qui est attractif et engageant.

Le “branding” de ton sommet virtuel est un critère essentiel à sa réussite.

Très important ! Le timing et l’organisation

Comme c’est le cas pour tout évènement, qu’il soit virtuel ou non, la planification est cruciale. Ci-dessous quelques conseils qui te seront très utiles :

Fixe longtemps en avance la date de ton évènement 

La date de ton événement doit être fixée suffisamment à l’avance pour te laisser le temps de t’arranger avec les intervenants, de préparer ton contenu marketing et de faire la promotion. Il faut compter plusieurs mois pour organiser un sommet virtuel (pense au minimum 3 mois).

📆 Choisis la date de ton sommet virtuel en fonction de la disponibilité de tes intervenants, de la saisonnalité de ton marché (tendances, opportunités, besoins…) et du meilleur moment pour atteindre ton audience 

Fais un rétroplanning

📅 Le rétroplanning est une méthode qui consiste à partir de la date de ton événement et à remonter le temps pour déterminer les étapes, les tâches et les échéances nécessaires. Il te permet de planifier, de prioriser et de contrôler ton projet.

Tu peux prendre exemple sur le modèle de Camille Wagner, une cheffe de projet évènementiel qui exerce depuis près de 10 ans. Elle suggère une préparation sur 3 mois : 1 mois pour la création du programme et pour rejoindre et trouver les intervenants, 1 mois pour la préparation de contenu, du site web et des autres livrables et 1 mois pour la promotion de l’événement.

Ça peut être un peu plus long ou un peu plus court, tout dépend de ton rythme. Le plus important, c’est que tu sois bien préparé.

Allège progressivement ton agenda personnel et professionnel

📓 Tu dois te libérer du temps (et de la disponibilité mentale) pour te concentrer pleinement sur ton sommet virtuel. Tu éviteras ainsi de te retrouver submergé.e de travail, stressé.e et trop fatigué.e.

Délègue et automatise

📌 Si c’est ton premier sommet, n’hésite pas à demander de l’aide. Que ce soit pour l’aspect administratif, technologique ou marketing. Déléguer certaines tâches te permettra de te concentrer sur le contenu, qui est le cœur de ton événement.

Tu ne pourras pas tout faire tout.e seule, au risque de te cramer

Le volet promotion : la clé du succès de tout évènement en ligne

Tout est maintenant plus ou moins en place. Tu as tout ce qu’il te faut pour lancer ton sommet virtuel. Il ne te reste plus qu’à en faire la promotion.

Dis comme ça, on dirait que cet aspect du processus est négligeable, mais détrompe-toi. La promotion est aussi cruciale que toutes les étapes décrites ci-dessus. Et elle doit être pensée en amont. Comment espères-tu que des gens assistent à un évènement dont ils ne connaissent même pas l’existence ?

C’est un projet à part entière qui va nécessiter de la préparation.

• Créer une page de vente ou une landing page 

• Communiquer sur tes réseaux sociaux 

• Faire de la publicité payante 

• Faire jouer la notoriété des conférenciers et des affiliés 

• Faire de l’e-mail marketing (newsletters, etc.) 

• S’engager dans des partenariats stratégiques avec des acteurs de ton marché.

La liste n’est pas exhaustive. Assure-toi juste que le processus (tunnel de vente) que tu mets en place pour attirer ta cible et l’amener à s’inscrire à ton évènement fonctionne bien. Teste absolument tout de A à Z. Un planning et un calendrier éditorial sont essentiels pour mieux t’organiser dans la création et la promotion de contenu sur les différentes plateformes. 

😪 L’organisation d’un sommet virtuel est très fastidieux, mais quand tu l’auras fait plusieurs fois, ça deviendra de plus en plus fluide.

Comment garder ton audience engagée pendant ton sommet virtuel ?

L’engagement débute bien avant l’événement. Commence à engager ton audience dès la phase de promotion. Fais tout pour susciter l’intérêt et l’anticipation. Tu peux, par exemple, proposer des offres spéciales et irrésistibles pour les inscriptions anticipées : un accès gratuit ou à prix réduit à ton sommet virtuel, un bonus exclusif, une garantie « satisfait ou remboursé », etc.

Ensuite, pendant l’évènement :

🟡Offre des contenus de valeur et actionnables :assure-toi que chaque session apporte une valeur concrète à ton audience.

🟡Bâtis une communauté : favorise la création d’une communauté autour de ton sommet. Les espaces de discussion et d’échange aident les participants à s’engager davantage dans l’événement. Tu peux favoriser les interactions en permettant aux participants de poser des questions pendant et après les conférences (dans un groupe Discord par exemple). Répondre en direct ou via une vidéo préenregistrée renforce aussi le lien que tu crées.

Privilégie le direct : si possible, opte pour des conférences en direct plutôt que préenregistrées. L’interactivité du direct favorise un engagement plus fort de la part de ton audience.

Sois présent.e : ta présence est cruciale. Un live matinal pour saluer les participants ou des interventions spontanées montrent ton engagement et encouragent l’audience à s’investir davantage.

Bonus : fidélise tes clients et prospects pour mieux les convertir après

Il est évident que l’objectif principal d’un sommet virtuel est d’avoir un impact qui perdure bien après la fin de l’événement. Voici quelques astuces pour maximiser le retour sur investissement de ton sommet virtuel :

Recueille les feedbacks et les témoignages

Les retours de ton audience sont précieux pour améliorer tes futurs événements et pour témoigner de la valeur de ton sommet.

Tu montres à ton audience, par la même occasion, que son avis compte. Utilise des sondages en ligne, des formulaires ou même des interviews vidéo pour recueillir les impressions. Ces témoignages peuvent ensuite être utilisés dans tes campagnes de promotion pour attester de la qualité de ton offre.

Exploite le contenu du sommet 🙌 

Le contenu généré pendant ton sommet virtuel est une mine d’or pour créer des produits dérivés (replays, ebooks, podcasts, cours en ligne, etc.). Ces derniers t’aideront non seulement générer des revenus supplémentaires, mais aussi continuer à attirer de nouveaux clients longtemps après la fin de ton sommet.